Waarom een proactieve facility management partner een wereld van verschil betekent
Facility management is meer geworden dan brandjes blussen alleen. Facilitaire bedrijven stappen steeds meer af van de traditionele manier van werken en hanteren vaker een proactieve werkattitude. Deze evolutie komt er niet alleen door een betere klantenservice te willen aanbieden, maar ook door de steeds veranderlijke trends in duurzaamheid en technologie. Daarnaast is een aangename en kwalitatieve werkplek steeds meer de beslissende factor bij het kiezen van een werkgever.
Reactieve versus proactieve facilitaire dienstverlening
In het verleden werd facility management vooral gezien als het oplossen van defecten en problemen wanneer ze zich voordeden. Het omvatte onder andere het blussen van brandjes door de klusjesman en het voorzien van basistaken als het regelmatig schoonmaken van kantoren. Deze reactieve houding hanteert een kortetermijnvisie die niet meer past in onze voortdurend evoluerende maatschappij. Een reactief facility management veroorzaakt in de meeste gevallen ook een chaotische werking van de facilitaire diensten en verhoogde kosten door onverwachte uitgaven (bijvoorbeeld machines die regelmatig gemaakt of vervangen moeten worden). Gebrek aan kennis, beperkte ervaring en weinig tot geen initiatief tot vernieuwing typeert deze verouderde aanpak van facility management.
Proactieve facilitaire dienstverlening wordt gedreven door vooruitziendheid en het anticiperen op mogelijke problemen en veranderingen, alsook het steeds zoeken naar de meest efficiënte oplossingen. Het zorgt voor een overzichtelijke structuur binnen de verschillende diensten en werkt zo kostenbesparend. Dat laatste is natuurlijk een aantrekkelijk voordeel voor bedrijven en eveneens een grote motivatie om facility management te outsourcen. Tenslotte is de nodige kennis en ervaring cruciaal voor een goed werkende proactieve facilitaire dienstverlening. De meeste bedrijven besteden deze niet-kernactiviteiten dan ook graag uit aan professionele facility management partners om zich zo beter te kunnen focussen op hun core business.
Creëren van een optimale werkomgeving
Uit verschillende recente onderzoeken blijkt dat naast klantentevredenheid ook het belang van werknemerstevredenheid groeit. Niet echt verbazingwekkend gezien het grote aantal ziektemeldingen en burn outs van de afgelopen jaren. Werknemers laten zich letterlijk en figuurlijk niet meer in hoekjes duwen en verwachten een betere kwaliteit van de werkplek. Een aangename werkomgeving waar ze zich goed kunnen voelen en op een comfortabele manier hun werk kunnen uitoefenen. Dit heeft ook een grote impact op uw bedrijf want werknemers die tevreden zijn op het werk en zich geholpen voelen, zijn ook meer bereid om zich in te zetten, wat een verhoogde productiviteit betekent.
Een proactieve facility management partner kan hier sterk op inspelen en veel betekenen. De facilitaire diensten kunnen meedenken en meewerken aan een aangename en gezonde werkomgeving die passend is voor de moderne werknemer. Dit wil zeggen een werkplek die nauw aansluit aan de noden van de medewerkers bijvoorbeeld op vlak van flexibiliteit en welzijn van de medewerkers. Tegenwoordig worden bijvoorbeeld veel gesprekken ook buiten de traditionele vergaderzalen verdergezet, denk maar aan cosy corners bij het koffieautomaat. Mensen kiezen ook vaker voor thuiswerken, bedrijven gaan voor flexwerken en het gebruik van coworking spaces. Dit heeft bijvoorbeeld een effect op de werking van de schoonmaakploegen en de klusjesdiensten.
Facility management kan ook op een andere manier bijdragen tot het creëren van een aangename werkplek: het schoonmaken en verzorgen van de werkomgeving, een vriendelijke en hulpvaardige receptie en bewakingsdienst, het verzorgen van een ecologische groene omgeving, …
Duurzaamheid en innovatie
Proactiviteit op vlak van duurzaamheid en innovatie is belangrijk in alle aspecten van onze maatschappij, ook binnen de facilitaire dienstverlening van bedrijven. Duurzaamheid betekent verder kijken dan de kortetermijnoplossingen en meedenken hoe uw bedrijf beter kan presteren op vlak van energieverbruik, milieuvriendelijke innovaties en sociale samenleving. Het gebruik van milieu ontlastende producten, energiezuinige verlichting, efficiënter energieverbruik in het algemeen, het draagt allemaal bij tot een duurzame facilitaire dienstverlening en een verkleining van uw ecologische voetafdruk.
Duurzaamheid bij uw facility management partner laat zich ook gelden op maatschappelijk vlak. Facilitaire dienstverleners willen ook mee bijdragen aan een rechtvaardige sociale samenleving. IRIS Group geeft bijvoorbeeld geregulariseerde vluchtelingen een opleiding en werk en zet zich steeds in voor het welzijn van alle werknemers.
Facility management partners zijn ook steeds op zoek naar innoverende manieren om hun taken zo efficiënt mogelijk uit te voeren. In een wereld waar technologie steeds verdergaat en zowel klanten als werknemers steeds meer verwachten, is het dan ook belangrijk om een vinger aan de pols te houden. Nu al zien we dat binnen facility management innovatie voor enorme verbeteringen kan zorgen. Denkt u bijvoorbeeld aan het gebruik van schoonmaakrobots, allerlei facility management software, virtual reality brillen tijdens trainingen, etc.
IRIS Group maakt dan weer gebruik van een eigen app om sociale banden tussen facility collega’s te stimuleren en versterken. IRIS werknemers kunnen via de app met elkaar in contact komen om tips & tricks te delen, elkaar te helpen of activiteiten en events te organiseren. Het werkt als een soort community binnen het bedrijf en draagt op die manier bij tot het creëren van een aangename werkplek en het verhogen van de productiviteit.
Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS)
Met de komst van digitalisering en het investeren in innoverende oplossingen ontwikkelde men het Facilitair Management Informatie Systeem. Een mondvol, maar het maakt het werk van facilitaire organisaties een stuk makkelijker. Het helpt hen bij het beheren van alle facilitaire activiteiten en het vergaren van de nodige informatie.
Verschillende belangrijke factoren kunnen geraadpleegd en toegevoegd worden in het FMIS: onderhoudsplanning, het melden van defecten, uitvoering en betaling alsook afhandeling en factuurinformatie. Kortom, het systeem bevat alle nodige informatie die cruciaal zijn voor een optimale werking van het facility management.Door het monitoren van het Facility Management Informatie Systeem kan de facilitaire dienstverlener ook makkelijker inspelen op de noden en wensen van het bedrijf in kwestie. Dit vergroot dan op zijn beurt weer de klanttevredenheid.
Laat het dus duidelijk zijn: proactief denken en handelen is een cruciaal gegeven voor professionele facility management partners. Het bevordert de efficiëntie en het kostenplaatje van uw bedrijf.
