Iris (‘Iris’, ‘ons’, ‘wij’, of ‘onze’) geeft om uw privacy en zet zich in voor de bescherming van uw persoonsgegevens met eerlijke informatiepraktijken en de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Deze Privacyverklaring beschrijft welke soorten informatie wij van u verzamelen wanneer u de app WeWork gebruikt, en hoe wij de verzamelde informatie verwerken, overdragen en opslaan, evenals hoe u uw rechten kunt uitoefenen.

1.    Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

De Verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is de entiteit van de Iris Groep die uw gegevens initieel heeft verzameld. Hebt u vragen over wie de Verwerkingsverantwoordelijke van uw gegevens is of hebt u andere vragen over uw gegevens, dan kunt u contact opnemen met onze HR-afdeling via payroll@iris.be

2.    Persoonsgegevens die wij verzamelen, doeleinden en rechtsgronden

Het doel van de app WeWork is om tijd/werkuren binnen jobs en projecten bij te houden.

Om de app WeWork voor het eerst te gebruiken, moet u uw telefoonnummer invoeren, zodat wij u een unieke code kunnen sturen waarmee u toegang krijgt tot de app.

Telkens wanneer u de app WeWork gebruikt, kunnen wij automatisch specifieke informatie over uw apparaat verzamelen, zoals uw unieke apparaatidentificatie, uw mobiel besturingssysteem, het type mobiel apparaat dat u gebruikt, de unieke ID van uw mobiel apparaat en informatie over uw mobiel netwerk. Wij kunnen deze informatie gebruiken om anonieme statistieken samen te stellen voor ons gerechtvaardigd belang om het gebruik van de app WeWork te analyseren, en de app te verbeteren.

Gebruikers die geen werknemer van de Iris Groep zijn

Gebruikers van onze app die geen werknemer van de Iris Groep zijn, kunnen de app gebruiken om de tijd die ze besteden aan hun projecten, bij te houden.

In dat geval verwerken wij alleen uw telefoonnummer om u te identificeren als een gebruiker die geen werknemer is van de Iris Groep, en om een unieke toegangscode naar uw mobiele apparaat te sturen.

Daarnaast kunnen wij, met uw toestemming, informatie verkrijgen over uw fysieke locatie wanneer u de app WeWork gebruikt. U kunt het delen van uw locatiegegevens stopzetten door de desbetreffende instellingen aan te passen op uw mobiel apparaat. 

 Werknemers van de Iris Groep

Door uw telefoonnummer in te voeren, wordt u geïdentificeerd als werknemer van de Iris Groep en ontvangt u een unieke code op uw mobiel apparaat, waarmee u toegang krijgt tot de app voor tijdregistratiedoeleinden.

Ten behoeve van de tijdregistratie verwerken wij de volgende gegevens:

• Locatiegegevens: met uw toestemming krijgen wij informatie over uw fysieke locatie wanneer u de app WeWork gebruikt. Deze gegevens worden gebruikt om de aanwezigheid van onze werknemers in de gebouwen van onze klant te valideren. U kunt het delen van uw locatiegegevens stopzetten door de desbetreffende instellingen aan te passen op uw mobiel apparaat, maar op die manier kunt u geen gebruikmaken van de tijdregistratiefunctie van de app.
• Tijdregistratiegegevens: wanneer u uw werkschema (planning) opent in de app WeWork, wordt uw tijd automatisch geregistreerd bij het in- en uitchecken. De verzameling van deze persoonlijke informatie is gebaseerd op de uitvoering van ons contract met onze werknemers.

Ten behoeve van de loonadministratie van onze eigen werknemers kunnen wij ook het volgende verzamelen:

• Beelden: met uw toestemming krijgt de app WeWork toegang tot de camera om materiaal te uploaden zoals afbeeldingen en/of foto’s, beeldmateriaal en/of documenten (zoals doktersbriefjes) met betrekking tot afwezigheden wegens ziekte, arbeidsongevallen, enz.
• Informatie over vakantiedagen: aanvragen en goedkeuringen voor vakantiedagen kunnen ook via de app WeWork worden verwerkt

Wij kunnen pushberichten naar uw mobiel apparaat sturen om u te herinneren aan uw tijdregistratieverplichtingen. Als u geen pushberichten wenst te ontvangen, moet u de instellingen op uw apparaat wijzigen.

3.    Ontvangers van uw persoonsgegevens

• Bij Iris: bedrijfsfuncties waarvoor toegang vereist is tot gegevens van werknemers van de Iris Groep, om te voldoen aan onze contractuele en wettelijke verplichtingen (d.w.z. HR, boekhouding, bedrijfsvoering, juridisch) of ten behoeve van onze gerechtvaardigde belangen (d.w.z. IT). Wij kunnen ook informatie overdragen aan en delen met andere entiteiten van de Iris Groep.
• Derden: wij kunnen een beroep doen op derden om namens ons diensten te verlenen of functies uit te voeren (data processors), zoals loonverwerkingsbedrijven en IT-dienstverleners. Wij kunnen persoonsgegevens aan deze derden ter beschikking stellen om deze diensten en functies uit te voeren. Elke verwerking van die persoonlijke gegevens gebeurt in onze opdracht en het gebruik van uw persoonlijke gegevens is beperkt (wettelijk en contractueel, d.w.z. data processing agreements) tot de doeleinden die gespecificeerd zijn in deze privacyverklaring.
• Zoals vereist door de wet: wij kunnen ook persoonlijke gegevens ter beschikking stellen van openbare of gerechtelijke autoriteiten, wetshandhavers en agentschappen. Waar toegestaan door de wet, kunnen wij ook persoonlijke informatie bekendmaken aan derden (met inbegrip van juridisch advies) wanneer dit nodig is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van juridische claims, of om anderszins onze rechten af te dwingen, onze eigendom of de rechten, eigendom of de veiligheid van anderen te beschermen, of als dit nodig is om audit- en compliancefuncties te ondersteunen.
• Fusies en overnames: persoonlijke gegevens kunnen worden overgedragen aan een partij die het vermogen of de activa van Iris of haar bedrijfsactiviteiten volledig of gedeeltelijk verwerft in het geval van een verkoop, fusie, vereffening, ontbinding of anderszins.
• Voor gebruikers die geen werknemers zijn van de Iris Groep, wordt het telefoonnummer alleen gebruikt om te bepalen of ze al dan niet werknemer zijn.

4.    Opslag en bewaring van gegevens

Uw persoonsgegevens worden bewaard totdat de verwerking van uw persoonsgegevens niet langer noodzakelijk is voor het beoogde doel.

Lokale opslag in de app WeWork is beperkt tot uw voornaam en achternaam (die worden opgeslagen totdat uw account wordt verwijderd) en voor de werknemers van Iris tot hun werkschema, dat wordt opgeslagen voor de komende 10 werkdagen.

De persoonlijke gegevens die wij via de app WeWork van u verzamelen, worden verzonden naar en opgeslagen in onze Cloud-servers, die in Europa gevestigd zijn. Wij bewaren deze informatie zolang wij een lopende relatie met u hebben en zolang wij een wettelijke verplichting hebben om loongegevens te bewaren wanneer u Iris als werknemer hebt verlaten.

Van bezoekers die geen werknemer zijn, worden geen persoonsgegevens opgeslagen.

5.    Uw rechten

Krachtens de wetgeving inzake gegevensbescherming hebt u de volgende rechten:

• Recht van inzage: U hebt het recht om ons om kopieën van uw persoonlijke gegevens te vragen.
• Recht op rectificatie: U hebt het recht om ons te vragen om persoonlijke gegevens die volgens u onjuist is, te corrigeren. U hebt ook het recht om ons te vragen om informatie die volgens u onvolledig is, te vervolledigen.
• Recht op wissen van persoonlijke gegevens: U hebt het recht om ons te vragen om in bepaalde omstandigheden uw persoonlijke gegevens te wissen.
• Recht op beperking van de verwerking: U hebt het recht om ons te vragen om in bepaalde omstandigheden de verwerking van uw persoonlijke gegevens te beperken.
• Recht om bezwaar te maken tegen verwerking: U hebt het recht om in bepaalde omstandigheden bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens.
• Recht op overdraagbaarheid van de gegevens: U hebt het recht om te vragen dat wij de persoonlijke gegevens die u ons hebt gegeven, in bepaalde omstandigheden wordt doorgegeven aan een andere organisatie of aan uzelf.
• Recht om toestemming in te trekken: wanneer wij ons baseren op toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken, hebt u het recht om uw toestemming in te trekken. Dit doet echter geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden voordat u uw toestemming introk.

Wij eerbiedigen deze rechten en beschikken over processen om personen die deze rechten wensen uit te oefenen, te erkennen en erop te reageren. Werknemers van de Iris Groep zouden kunnen vragen om deze rechten uit te oefenen via hun lokale HR-contactpersoon of via payroll@iris.be

Gebruikers die geen werknemer van de Iris Groep zijn, kunnen hun rechten uitoefenen via: gdpr@iris.be

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteiten indien u van oordeel bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de voorschriften van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Belgische toezichthoudende autoriteit kan worden gecontacteerd via contact@apd-gba.be

6.    Beveiliging

Wij verbinden ons ertoe om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, openbaarmaking, wijziging, onbeschikbaarheid, ongeoorloofde toegang en vernietiging door passende organisatorische en technische maatregelen te nemen.

Om uw persoonsgegevens te beschermen, nemen wij diverse veiligheidsmaatregelen, waaronder beveiligde verbindingen, firewalls, authenticatiemiddelen, en ook fysieke beveiliging van de locaties waar persoonsgegevens worden opgeslagen.

Daarnaast zijn alle werknemers van Iris en de derden die door Iris worden ingeschakeld voor de verwerking van uw persoonsgegevens, verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren en te waarborgen.

Indien u ondanks alle genomen voorzorgsmaatregelen toch een inbreuk op onze beveiliging zou vaststellen, verzoeken wij u ons daarvan zo spoedig mogelijk op de hoogte te brengen via gdpr@iris.be

7.    Geautomatiseerde besluitvorming

Uw persoonsgegevens zijn niet onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming, noch aan profilering.

8.    Internationale doorgifte

Uw persoonsgegevens worden niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

9.    Contactinformatie

Binnen Iris is de afdeling HR het aanspreekpunt voor vragen over de bescherming van persoonsgegevens van werknemers van de Iris Groep via: payroll@iris.be

Gebruikers die geen werknemer van de Iris Groep zijn, kunnen met vragen of opmerkingen terecht bij: gdpr@iris.be

Iris zal elk verzoek of elke klacht met betrekking tot het gebruik of de openbaarmaking van uw persoonlijke gegevens onderzoeken en trachten op te lossen.

Indien u niet tevreden bent met onze reactie, hebt u ook het recht om contact op te nemen met de gegevensbeschermingsautoriteit, zoals hierboven vermeld.