Iris (« Iris », « nous », « notre » ou « nos ») se soucie de votre vie privée et s’engage à protéger vos informations à caractère personnel au moyen de pratiques équitables en matière d’informations et de lois applicables en matière de protection des données.
La présente déclaration de confidentialité décrit les types d’informations que nous recueillons auprès de vous lorsque vous utilisez WeWorkApp et la façon dont nous traitons, transférons et stockons les informations recueillies, ainsi que la manière dont vous pouvez exercer vos droits.
1. Qui traite vos données à caractère personnel ?
Le responsable du traitement de vos informations à caractère personnel est l’entité du groupe Iris qui a initialement recueilli vos données. Si vous avez des questions au sujet de l’identité du responsable du traitement de vos données ou d’autres questions au sujet de vos données, veuillez contacter notre département RH via payroll@iris.be
2. Données à caractère personnel que nous recueillons, finalités et fondements juridiques
L’objectif de WeWorkApp est de suivre le temps/les heures de travail sur des travaux et des projets.
Lorsque vous utilisez WeWorkApp pour la première fois, vous devez entrer votre numéro de téléphone, afin que nous puissions vous envoyer un code unique vous permettant d’accéder à l’application.
Lors de chacune de vos visites sur WeWorkApp, nous pouvons recueillir automatiquement des informations spécifiques à l’appareil, comme l’identifiant unique de votre appareil, votre système d’exploitation mobile, le type d’appareil mobile que vous utilisez, l’identifiant unique de votre appareil mobile et des informations sur le réseau mobile. Nous pouvons utiliser ces informations pour compiler des statistiques anonymes dans notre intérêt légitime d’analyser l’utilisation de WeWorkApp et d’améliorer l’application.
Utilisateurs ne faisant pas partie du groupe Iris
Les utilisateurs de notre application qui ne sont pas des employés du groupe Iris peuvent utiliser l’application afin de suivre le temps passé sur leurs projets.
Le cas échéant, nous traitons uniquement votre numéro de téléphone dans le but de vous identifier en tant qu’utilisateur n’étant pas un employé du groupe Iris et d’envoyer un code d’accès unique à votre appareil mobile.
En outre, avec votre consentement, nous pouvons obtenir des informations sur votre emplacement physique lorsque vous utilisez WeWorkApp. Vous pouvez cesser de partager vos informations de localisation en ajustant les paramètres des services de localisation de votre appareil mobile.
Employés du groupe Iris
En entrant votre numéro de téléphone, vous serez identifié comme un employé du groupe Iris et recevrez un code unique sur votre appareil mobile pour accéder à l’application à des fins d’enregistrement du temps.
Aux fins d’enregistrement du temps, nous traitons les informations suivantes :
- Informations de localisation : avec votre consentement, nous obtenons des informations sur votre emplacement physique lorsque vous utilisez WeWorkApp. Ces informations sont utilisées pour valider la présence de nos travailleurs dans les locaux de nos clients. Vous pouvez cesser de partager vos informations de localisation en ajustant les paramètres des services de localisation de votre appareil mobile. Cependant, ce faisant, vous ne pourrez pas utiliser la fonction d’enregistrement du temps de l’application.
- Données d’enregistrement du temps : lorsque vous accédez à votre horaire de travail (planning) dans WeWorkApp, votre temps est enregistré automatiquement lorsque vous pointez à l’arrivée et au départ. Ces informations à caractère personnel sont recueillies sur la base de l’exécution de notre contrat avec nos travailleurs.
Aux fins du traitement de la paie de nos propres travailleurs, nous pouvons également recueillir :
- Des images : avec votre consentement, WeWorkApp accédera à la caméra afin d’importer du matériel comme des images et/ou des photos et/ou des documents (tels que des certificats médicaux) liés aux absences pour cause de maladie, aux accidents de travail, etc.
- Des informations relatives aux vacances : les demandes et les approbations de vacances peuvent également être traitées via WeWorkApp.
Nous pouvons envoyer des notifications push à votre appareil mobile dans le but de vous rappeler vos obligations d’enregistrement du temps. Si vous ne souhaitez pas recevoir de notifications push, vous devez modifier les paramètres de votre appareil.
3. Destinataires de vos données à caractère personnel
- Au sein d’Iris : fonctions commerciales exigeant l’accès à des données d’employés du groupe Iris afin d’exécuter nos obligations contractuelles et légales (c’est-à-dire en matière de RH, de comptabilité, opérationnelles, juridiques) ou aux fins de nos intérêts légitimes (c’est-à-dire informatiques). Nous pouvons également transférer et partager des informations avec d’autres entités du groupe Iris.
- Tiers : nous pouvons utiliser des tiers pour fournir ou exécuter des services et des fonctions en notre nom (data processors) tels que des sociétés de traitement de la paie et des fournisseurs de services informatiques. Nous pouvons mettre des informations à caractère personnel à la disposition de ces tiers pour exécuter ces services et fonctions. Tout traitement de ces informations à caractère personnel se fera sur nos instructions et l’utilisation de vos informations à caractère personnel est limitée (légalement et contractuellement, c’est-à-dire par des data processing agreements) aux fins spécifiées dans la présente déclaration de confidentialité.
- Tel qu’exigé par la loi : nous pouvons également mettre des informations à caractère personnel à la disposition d’autorités publiques ou judiciaires, du personnel et des agences chargées de l’application de la loi. Lorsque la loi le permet, nous pouvons également divulguer des informations à caractère personnel à des tiers (y compris des conseillers juridiques) lorsque cela est nécessaire pour l’établissement, l’exercice ou la défense de revendications juridiques, ou pour veiller d’une autre manière à l’application de nos droits, à la protection de nos droits de propriété ou d’autres droits, de la propriété ou de la sécurité d’autrui, ou si nécessaire pour soutenir des fonctions d’audit et de conformité.
- Fusions et acquisitions : les informations à caractère personnel peuvent être transférées à une partie acquérant tout ou partie des capitaux propres ou des actifs d’Iris ou de ses activités commerciales en cas de vente, de fusion, de liquidation, de dissolution ou autre.
- Pour les utilisateurs ne faisant pas partie du groupe Iris, votre numéro de téléphone est uniquement utilisé pour déterminer si vous êtes un employé ou non.
4. Stockage et conservation des données
Vos données à caractère personnel seront stockées jusqu’à ce que le traitement de vos données à caractère personnel ne soit plus nécessaire aux fins prévues.
Le stockage local dans WeWorkApp est limité à vos prénom et nom de famille (qui seront stockés jusqu’à ce que votre compte soit supprimé) et pour les employés d’Iris, à votre horaire de travail, qui est stocké pendant les 10 jours ouvrables suivants.
Les informations à caractère personnel que nous recueillons auprès de vous via WeWorkApp sont envoyées et stockées sur nos serveurs Cloud basés en Europe. Nous conservons ces informations aussi longtemps que nous avons une relation continue avec vous et tant que nous avons l’obligation légale de tenir des informations sur la paie lorsque vous avez quitté Iris en tant qu’employé.
Pour les visiteurs qui ne sont pas des employés, aucune donnée à caractère personnel n’est stockée.
5. Vos droits
En vertu de la loi relative à la protection des données, vous disposez des droits suivants :
- Droit d’accès : Vous avez le droit de nous demander des copies de vos informations à caractère personnel.
- Droit de rectification : Vous avez le droit de nous demander de rectifier les informations à caractère personnel que vous jugez inexactes. Vous avez le droit de nous demander de compléter les informations que vous jugez incomplètes.
- Droit à l’effacement : Vous avez le droit de nous demander d’effacer vos informations à caractère personnel dans certaines circonstances.
- Droit à la limitation du traitement : Vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement de vos informations à caractère personnel dans certaines circonstances.
- Droit d’opposition au traitement : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos informations à caractère personnel dans certaines circonstances.
- Droit à la portabilité des données : Vous avez le droit de demander que nous transférions les informations à caractère personnel que vous nous avez fournies à une autre organisation, ou à vous, dans certaines circonstances.
- Droit de retrait de consentement : lorsque nous nous reposons sur le consentement pour traiter vos données à caractère personnel, vous avez le droit de retirer votre consentement. Cependant, cela n’affectera pas la licéité d’un traitement effectué préalablement au retrait de votre consentement.
Nous respectons ces droits et avons mis en place des processus pour reconnaître et répondre aux personnes qui souhaitent exercer ces droits. Les employés du groupe Iris peuvent demander à exercer l’un de ces droits par le biais de leur contact RH local ou via payroll@iris.be
Les utilisateurs ne faisant pas partie du groupe Iris peuvent exercer leurs droits via : gdpr@iris.be
Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès des autorités de contrôle compétentes si vous décidez que le traitement de vos données à caractère personnel viole les réglementations du Règlement général sur la protection des données. L’autorité de contrôle belge peut être contactée via contact@apd-gba.be
6. Sécurité
Nous nous engageons à protéger vos informations à caractère personnel contre la perte, l’utilisation abusive, la divulgation, l’altération, l’inaccessibilité, l’accès non autorisé et la destruction en prenant des mesures organisationnelles et techniques appropriées.
Afin de protéger vos données à caractère personnel, nous prenons diverses mesures de sécurité, notamment des serveurs sécurisés, des pare-feu, des outils d’authentification, ainsi qu’une protection physique des lieux de stockage des données à caractère personnel.
En outre, tout le personnel d’Iris et tous les tiers engagés par Iris pour traiter vos informations à caractère personnel sont tenus de respecter et de protéger la confidentialité de vos informations.
Néanmoins, si vous découvrez une violation de notre sécurité malgré toutes les précautions prises, nous vous demandons de nous en aviser dès que possible via gdpr@iris.be
7. Prise de décision automatisée
Vos données à caractère personnel ne font pas l’objet d’une prise de décision automatisée ni de profilage.
8. Transferts internationaux
Vos données à caractère personnel ne sont pas transférées en dehors de l’Espace économique européen (EEE).
9. Coordonnées
Au sein d’Iris, le département RH est le point de contact pour les questions relatives à la protection des données à caractère personnel des employés du groupe Iris via : payroll@iris.be
Les utilisateurs ne faisant pas partie du groupe Iris peuvent adresser toutes leurs questions ou préoccupations à : gdpr@iris.be
Iris enquêtera et tentera de résoudre toute demande ou plainte relative à l’utilisation ou à la divulgation de vos informations à caractère personnel.
Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous avez également le droit de contacter l’autorité de protection des données, tel qu’indiqué ci-dessus.
Iris (« Iris », « us », « we », or « our ») cares about your privacy and is committed to protecting your personal information with fair information practices and applicable data protection laws.
This Privacy Notice describes the types of information we collect from you when you use the WeWorkApp and how we process, transfer and store the collected information, as well as how you can exercise your rights.
1. Who processes your personal data?
The Controller of your personal information is the Iris group entity that initially collected your data. If you have questions about who the Controller of your data is or any other questions about your data, please contact our HR department via payroll@iris.be
2. Personal data we collect, purposes and legal bases
The purpose of the WeWorkApp is to track time / work hours on jobs and projects.
In order to use the WeWorkApp for the first time, you will be required to enter your phone number, and name so we can send you a unique code allowing you to access the App.
With each of your visits to the WeWorkApp we may automatically collect device specific information such as your unique device identifier, your mobile operating system, the type of mobile device you use, your mobile device unique ID, and mobile network information. We may use this information to compile anonymous statistics for our legitimate interest of analyzing usage of the WeWorkApp, and enhancing the App.
Non Iris Group users
Users of our App who are not employees of Iris Group can use the App in order to track time on their projects.
In that case, we only process your name and phone number for the purpose of identifying you as a user who is not an employee of Iris Group and for sending a unique access code to your mobile device.
In addition, with your consent, we may obtain information about your physical location when you use the WeWorkApp. You may stop sharing your location information by adjusting your mobile device’s location services settings.
Iris Group employees
By entering your name and phone number, you will be identified as an employee of Iris Group and receive a unique code on your mobile device to access the App for time registration purposes.
For the purpose of time registration we process the following information:
- Location information: with your consent, we obtain information about your physical location when you use the WeWorkApp. This information is used to validate the presence of our workers at our client’s premises. You may stop sharing your location information by adjusting your mobile device’s location services settings, however, in that way you will not be able to use the time registration function of the app.
- Time registration data: when you access your work schedule (planning) in the WeWorkApp, your time is registered automatically upon check-in and check-out. This personal information is collected based on the performance of our contract with our workers.
For payroll processing purposes of our own workers, we may also collect:
- Images: with your consent, the WeWorkApp will access the camera in order to upload materials such as images and/or pictures, photos and/or documents (such as doctor’s notes) related to absences for sick leave, work accidents, etc.
- Information about holidays: requests and approvals for holiday leave may also be processed via the WeWorkApp
We may send push notifications to your mobile device for the purpose of reminding you about your time registration duties. If you do not wish to receive any push notifications, you need to change the settings on your device.
3. Recipients of your personal data
- Within Iris: business functions that require access to Iris Group employees’ data in order to perform our contractual and legal obligations (i.e. HR, accounting, operations, legal) or for the purpose of our legitimate interests (i.e. IT). We may also transfer and share information with other entities of the Iris group.
- Third parties: we may use third parties to provide or perform services and functions on our behalf (data processors) such as payroll processing companies and IT service providers. We may make personal information available to those third parties to perform these services and functions. Any processing of that personal information will be on our instructions and the use of your personal information is limited (by law and by contract i.e. data processing agreements) to the specified purposes in this privacy statement.
- As required by law: we may also make personal information available to public or judicial authorities, law enforcement personnel and agencies. Where permitted by law, we may also disclose personal information to third parties (including legal counsel) when necessary for the establishment, exercise or defense of legal claims, or to otherwise enforce our rights, protect our property or the rights, property or safety of others, or as needed to support audit and compliance functions.
- Mergers and acquisitions: personal information may be transferred to a party acquiring all or part of the equity or assets of Iris or its business operations in the event of a sale, merger, liquidation, dissolution or other.
- For non Iris Group users, your phone number and name are only used to determine if you are an employee or not.
4. Data storage and retention
Your personal data will be stored until the processing of your personal data is no longer necessary for the intended purpose.
Local storage in the WeWorkApp is limited to your first name and last name (which will be stored until your account is deleted) and for iris employees your working schedule, which is stored for the next 10 working days.
The personal information we collect from you via the WeWorkApp is send to and stored on our Cloud servers based in Europe. We retain this information for as long as we have on ongoing relationship with you and for as long we have a legal obligation to keep payroll information when you have left Iris as an employee.
For visitors who are not employees, no personal data is stored.
5. Your rights
Under data protection law, you have the following rights:
- Right of access: You have the right to ask us for copies of your personal information.
- Right to rectification: You have the right to ask us to rectify personal information you think is inaccurate. You also have the right to ask us to complete information you think is incomplete.
- Right to erasure: You have the right to ask us to erase your personal information in certain circumstances.
- Right to restrict processing: You have the right to ask us to restrict the processing of your personal information in certain circumstances.
- Right to object to processing: You have the right to object to the processing of your personal information in certain circumstances.
- Right to data portability: You have the right to ask that we transfer the personal information you gave us to another organisation, or to you, in certain circumstances.
- Right to withdraw consent: where we are relying on consent to process your personal data, you have the right to withdraw consent. However, this will not affect the lawfulness of any processing carried out before you withdraw your consent.
We respect these rights and have processes in place to recognize and respond to individuals wishing to exercise these rights. Iris Group employees may request to exercise any of these rights through their local HR contact or via payroll@iris.be
Non Iris Group users can exercise their rights via: gdpr@iris.be
You also have the right to lodge a complaint with the relevant supervisory authorities if you decide that the processing of your personal data violates the regulations of the General Data Protection Regulation. The Belgian supervisory authority can be contacted via contact@apd-gba.be
6. Security
We are committed to protecting your personal information from loss, misuse, disclosure, alteration, unavailability, unauthorized access and destruction by taking appropriate organizational and technical measures.
In order to protect your personal data, we take various security measures including secure severs, firewalls, authentication tools, as well as physical protection of the locations where personal data is stored.
In addition, all Iris personnel and any third parties engaged by Iris to process your personal information are obliged to respect and safeguard the confidentiality of your information.
Nevertheless, if you would discover a breach of our security despite all taken precautions, we request that you notify us as soon as possible via gdpr@iris.be
7. Automated decision making
Your personal data is not subject to automated decision-making, nor profiling.
8. International transfers
Your personal data is not transferred outside the European Economic Area (EEA).
9. Contact information
Within Iris, the HR department is the point of contact for questions regarding the protection of personal data of Iris Group employees via: payroll@iris.be
Non Iris Group users can address any questions or concerns to: gdpr@iris.be
Iris will investigate and attempt to resolve any request or complaint regarding the use or disclosure of your personal information.
In the event that you are not satisfied with our reply, you also have the right to contact the data protection authority, as indicated above.