Iris ("Iris", "nous", "nous" ou "notre") se soucie de votre vie privée et s'engage à protéger vos données à caractère personnel par des pratiques d'information équitables et par les lois applicables en matière de protection des données.

Cette déclaration de confidentialité décrit les types d'informations que nous collectons auprès de vous lorsque vous utilisez l'application WeWork, et comment nous traitons, transférons et stockons les informations collectées, ainsi que la manière dont vous pouvez exercer vos droits.

1. Qui traite vos données personnelles ?

Le contrôleur de vos données personnelles est l'entité du groupe Iris qui a initialement collecté vos données. Si vous avez des questions sur l'identité du responsable du traitement de vos données ou si vous avez d'autres questions concernant vos données, veuillez contacter notre département des ressources humaines à l'adresse suivante payroll@iris.be

2. Données à caractère personnel que nous collectons, objectifs et fondements juridiques

L'objectif de l'application WeWork est de suivre le temps/les heures de travail dans le cadre d'emplois et de projets.

Pour utiliser l'application WeWork pour la première fois, vous devez entrer votre numéro de téléphone afin que nous puissions vous envoyer un code unique qui vous permettra d'accéder à l'application.

Chaque fois que vous utilisez l'application WeWork, nous pouvons collecter automatiquement des informations spécifiques sur votre appareil, telles que l'identifiant unique de votre appareil, votre système d'exploitation mobile, le type d'appareil mobile que vous utilisez, l'identifiant unique de votre appareil mobile et des informations sur votre réseau mobile. Nous pouvons utiliser ces informations pour compiler des statistiques anonymes dans notre intérêt légitime d'analyser l'utilisation de l'application WeWork et de l'améliorer.

Les utilisateurs qui ne sont pas des employés du groupe Iris

Les utilisateurs de notre application qui ne sont pas des employés du groupe Iris peuvent utiliser l'application pour suivre le temps qu'ils consacrent à leurs projets.

Dans ce cas, nous ne traitons votre numéro de téléphone que pour vous identifier comme un utilisateur qui n'est pas un employé du groupe Iris et pour envoyer un code d'accès unique à votre appareil mobile.

En outre, avec votre consentement, nous pouvons obtenir des informations sur votre emplacement physique lorsque vous utilisez l'application WeWork. Vous pouvez arrêter le partage de vos données de localisation en ajustant les paramètres pertinents sur votre appareil mobile. 

 Employés du groupe Iris

En entrant votre numéro de téléphone, vous serez identifié comme un employé du groupe Iris et recevrez un code unique sur votre appareil mobile, vous permettant d'accéder à l'application à des fins de comptabilisation du temps.

Nous traitons les données suivantes à des fins de chronométrage :

• Données de localisation : avec votre consentement, nous obtenons des informations sur votre emplacement physique lorsque vous utilisez l'appli WeWork. Ces données sont utilisées pour valider la présence de nos employés dans les locaux de nos clients. Vous pouvez empêcher le partage de vos données de localisation en ajustant les paramètres pertinents sur votre appareil mobile, mais de cette façon, vous ne pourrez pas utiliser la fonction de suivi du temps de l'appli.
• Données relatives à l'enregistrement du temps : lorsque vous ouvrez votre planning de travail (planification) dans l'application WeWork, votre temps est automatiquement enregistré lors de votre arrivée et de votre départ. La collecte de ces informations personnelles est basée sur l'exécution de notre contrat avec nos employés.

Dans le cadre de la gestion des salaires de nos propres employés, nous pouvons également collecter les données suivantes :

• Images : avec votre autorisation, l'application WeWork accède à l'appareil photo pour télécharger du matériel tel que des images et/ou des photos, des séquences et/ou des documents (tels que des notes de médecin) liés à des absences pour cause de maladie, d'accident de travail, etc.
• Informations sur les congés : les demandes et les approbations de congés peuvent également être traitées via l'application WeWork.

Nous pouvons envoyer des notifications push à votre appareil mobile pour vous rappeler vos obligations en matière de chronométrage. Si vous ne souhaitez pas recevoir de notifications push, vous devez modifier les paramètres de votre appareil.

3. Destinataires de vos données personnelles

• Chez Iris : les fonctions commerciales qui nécessitent l'accès aux données des employés du groupe Iris, afin de respecter nos obligations contractuelles et légales (c'est-à-dire les RH, la comptabilité, les opérations, le service juridique) ou pour nos intérêts légitimes (c'est-à-dire les technologies de l'information). Nous pouvons également transférer des informations à d'autres entités du groupe Iris et les partager avec elles.
• Tiers : nous pouvons faire appel à des tiers pour fournir des services ou exécuter des fonctions en notre nom (responsables du traitement des données), tels que des sociétés de traitement des salaires et des fournisseurs de services informatiques. Nous pouvons fournir des données à caractère personnel à ces tiers pour qu'ils exécutent ces services et fonctions. Tout traitement de ces données personnelles est effectué en notre nom et l'utilisation de vos données personnelles est limitée (légalement et contractuellement, c'est-à-dire par des accords de traitement des données) aux fins spécifiées dans le présent avis de confidentialité.
• Si la loi l'exige : nous pouvons également mettre des informations personnelles à la disposition des autorités publiques ou judiciaires, des responsables de l'application de la loi et des agences. Lorsque la loi l'autorise, nous pouvons également divulguer des informations personnelles à des tiers (y compris des conseillers juridiques) lorsque cela est nécessaire pour établir, poursuivre ou défendre des réclamations juridiques, ou pour faire respecter nos droits, protéger notre propriété ou les droits, la propriété ou la sécurité d'autrui, ou lorsque cela est nécessaire pour soutenir les fonctions d'audit et de conformité.
• Fusions et acquisitions : les données à caractère personnel peuvent être transférées à une partie qui acquiert tout ou partie des actifs ou des biens d'Iris ou de ses activités commerciales en cas de vente, de fusion, de liquidation, de dissolution ou autre.
• Pour les utilisateurs qui ne sont pas des employés du groupe Iris, le numéro de téléphone n'est utilisé que pour déterminer s'ils sont ou non des employés.

4. Stockage et conservation des données

Vos données personnelles seront conservées jusqu'à ce que leur traitement ne soit plus nécessaire aux fins prévues.

Le stockage local dans l'application WeWork est limité à votre prénom et à votre nom (qui sont stockés jusqu'à ce que votre compte soit supprimé) et, pour les employés d'Iris, à leur horaire de travail, qui est stocké pendant les 10 prochains jours ouvrables.

Les données personnelles que nous collectons auprès de vous via l'application WeWork sont envoyées et stockées sur nos serveurs Cloud, qui sont situés en Europe. Nous conservons ces informations tant que nous avons une relation suivie avec vous et tant que nous avons une obligation légale de conserver les données salariales une fois que vous avez quitté Iris en tant qu'employé.

Aucune donnée personnelle n'est stockée concernant les visiteurs qui ne sont pas des employés.

5. Vos droits

En vertu de la législation sur la protection des données, vous disposez des droits suivants :

• Droit de regard : Vous avez le droit de nous demander des copies de vos données personnelles.
• Droit de rectification : Vous avez le droit de nous demander de corriger les informations personnelles que vous estimez incorrectes. Vous avez également le droit de nous demander de compléter des informations que vous jugez incomplètes.
• Droit à l'effacement des données à caractère personnel : Vous avez le droit de nous demander d'effacer vos données personnelles dans certaines circonstances.
• Droit de restreindre le traitement : vous avez le droit de nous demander de restreindre le traitement de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances.
• Droit d'opposition au traitement : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances.
• Droit à la portabilité des données : Vous avez le droit de nous demander de transférer les données à caractère personnel que vous nous avez fournies à une autre organisation ou à vous-même dans certaines circonstances.
• Droit de retirer son consentement : lorsque nous nous appuyons sur le consentement pour traiter vos données à caractère personnel, vous avez le droit de retirer votre consentement. Toutefois, cela n'affecte pas la légalité du traitement qui a eu lieu avant que vous ne retiriez votre consentement.

Nous respectons ces droits et avons mis en place des procédures pour reconnaître et répondre aux personnes qui souhaitent les exercer. Les employés du groupe Iris peuvent demander à exercer ces droits par l'intermédiaire de leur contact RH local ou par l'intermédiaire de payroll@iris.be

Les utilisateurs qui ne sont pas des employés du groupe Iris peuvent exercer leurs droits via : gdpr@iris.be

Vous avez également le droit d'introduire une plainte auprès des autorités de contrôle compétentes si vous estimez que le traitement de vos données personnelles viole les exigences du règlement général sur la protection des données. L'autorité de contrôle belge peut être contactée à l'adresse suivante contact@apd-gba.be

6. Sécurité

 

Nous nous engageons à protéger vos données personnelles contre la perte, l'utilisation abusive, la divulgation, l'altération, l'indisponibilité, l'accès non autorisé et la destruction en prenant les mesures organisationnelles et techniques appropriées.

Pour protéger vos données personnelles, nous prenons diverses mesures de sécurité, notamment des connexions sécurisées, des pare-feu, des outils d'authentification, ainsi que la sécurité physique des lieux où les données personnelles sont stockées.

En outre, tous les employés d'Iris et les tiers engagés par Iris pour traiter vos données personnelles sont tenus de respecter et de sauvegarder la confidentialité de vos données.

Si, malgré toutes les précautions prises, vous identifiez une violation de notre sécurité, veuillez nous en informer dans les plus brefs délais via gdpr@iris.be

7. Prise de décision automatisée

Vos données personnelles ne font pas l'objet d'une prise de décision automatisée ou d'un profilage.

8. Transfert international

Vos données personnelles ne seront pas transférées en dehors de l'Espace économique européen (EEE).

9. Informations sur les contacts

Au sein d'Iris, le département des ressources humaines est le point de contact pour les questions relatives à la protection des données personnelles des employés du groupe Iris via : payroll@iris.be

Les utilisateurs qui ne sont pas des employés du groupe Iris peuvent adresser leurs questions ou commentaires à : gdpr@iris.be

Iris examinera et tentera de résoudre toute demande ou plainte concernant l'utilisation ou la divulgation de vos données à caractère personnel.

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous avez également le droit de contacter l'autorité chargée de la protection des données, comme indiqué ci-dessus.