OPERATIONS ADMINISTRATOR PAYROLL HALFTIJDS (Lummen)

Introductie

  • Ben je op zoek naar een administratieve en gevarieerde functie?
  • Zet je je voor 100% in voor de taken en verantwoordelijkheden die je worden toevertrouwd?
  • Is het voor jou essentieel om kwalitatief, nauwkeurig werk te leveren binnen de gestelde deadlines?
  • Wil je deel uitmaken van een dynamisch en enthousiast team?
  • Lijkt het je geweldig om te werken in een groot bedrijf met een familiale, menselijke dimensie en echte waarden?

Heb je op deze vragen JA geantwoord? GEWELDIG, dan ben jij de persoon die we zoeken!

Wat zijn je verantwoordelijkheden?

Als intern sociaal secretariaat omvat de rol van de Operations Administrator Payroll de volledige verantwoordelijkheid voor het personeelsbeheer van A tot Z. Daarnaast ondersteun je het team actief om een foutloze en efficiënte loonadministratie te waarborgen :

  •  Beheer van administratieve documenten en communicatie
    • Voorbereiden en beheren van arbeidsovereenkomsten, addenda, documenten met betrekking tot interne mobiliteit en exitdocumenten zoals de C4
    • Opstellen en regelmatig bijwerken van loonfiches en beheren van essentiële documenten met betrekking tot de carrière van medewerkers
    • Opvolgen van contractuele wijzigingen en ervoor zorgen dat medewerkersdossiers up-to-date en wettelijk conform zijn
    • Afdrukken, archiveren en verzenden van administratieve en sociale documenten (opzegbrieven, waarschuwingen, enz.)
    • Beheren van interne communicatie via de interne mailbox en het opstellen en verzenden van Sociale Risicoverklaringen (DRS)
    • Documentatie en inkomende/uitgaande correspondentie effectief organiseren en archiveren voor een nauwkeurige administratie
  • Onboarding en vertrek van medewerkers
    • Plannen en organiseren van alle stappen voor de integratie van nieuwe medewerkers, inclusief het voorbereiden van checklists, interne communicatie en welkomstnotities
    • Afhandelen van administratieve formaliteiten en informeren van betrokken teams bij het vertrek van medewerkers
    • Zorgen voor de nodige informatie en middelen (toegang, materiaal, documentatie) voor nieuwe medewerkers en communiceren met interne stakeholders
  • Opvolging van afwezigheden en arbeidsongevallen
    • Invoeren en opvolgen van medische attesten, diverse afwezigheden en andere rechtvaardigingsdocumenten
    • Organiseren en opvolgen van medische controles en beheer van arbeidsongevallen in samenwerking met de betrokken teams
    • Bijhouden van een opvolgingssysteem voor afwezigheden en ongevallen om periodieke statistieken en rapporten op te maken
  • Loonbeheer en voordelen
    • Beheer van bestellingen voor maaltijdcheques, ecocheques en andere sociale voordelen voor medewerkers
    • Behandelen van loonbeslagen, cessies en schuldmediatie in overeenstemming met wettelijke verplichtingen en verzoeken van medewerkers
    • Coördineren van de loonadministratie, inclusief het opstellen en controleren van documentatie aan het einde van de loonperiode en het versturen van loonfiches
    • Beheer van personeelsverzekeringen, inclusief opvolging van inschrijvingen en wijzigingen
    • Opvolgen van sociale documenten, zoals die met betrekking tot economische werkloosheid en schorsing van arbeidsovereenkomsten
    • Administratieve stappen ondernemen bij wijzigingen in de sociale dekking van medewerkers
  • Operationele ondersteuning en compliance
    • Beantwoorden van vragen van operationele medewerkers over administratieve aspecten van hun contract of loon
    • Opvolgen van telefoons en e-mails, met name via de payroll-mailbox, om snel en nauwkeurig informatie te verstrekken
    • Ondersteunen van administratieve en operationele teams bij inspecties en audits, inclusief het verzamelen en voorbereiden van de vereiste documenten

Jouw talenten en achtergrond

  • Je weet een vertrouwensrelatie op te bouwen met interne klanten
  • Je bent nauwgezet, georganiseerd en werkt rigoureus om kwalitatief werk te leveren binnen de deadlines
  • Je hebt een passie voor administratieve taken en werkt volgens prioriteiten
  • Je communiceert duidelijk en beknopt en past je boodschap aan je gesprekspartner aan
  • Je hebt een eerste ervaring in een sociaal secretariaat of personeelsdienst
  • Je bent leergierig
  • Je bent discreet, collegiaal, positief en behulpzaam

Wat bieden wij jou?

  • Echte mogelijkheden om initiatief te nemen en te groeien in een stabiele en aangename werkomgeving
  • Een salaris in lijn met jouw ervaring
  • Extra legale voordelen: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, enz.
  • Een contract van onbepaalde duur (20u/week)

Interesse? Stuur snel je CV!