Facilitair management voor bedrijven: meer dan alleen schoonmaak
Wie denkt aan facilitair management, denkt onmiddellijk aan een schoonmaakdienst. Nu ja, schoonmaken maakt natuurlijk deel uit van het ‘huishouden’ voor bedrijven, maar het gaat een heel stuk verder. Een betere term is dan ook facilitymanagement of facilitaire dienstverlening. Het omvat alle ondersteunende diensten die nodig zijn om een aangename werkomgeving te creëren en om de kernactiviteiten van het bedrijf zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren. Maar wat zijn naast schoonmaak de belangrijkste bezigheden van facility management dan juist? We sommen er enkele voor u op:
Receptie
Een receptie is in de eerste plaats het visitekaartje van een organisatie. Klanten, bezoekers en medewerkers hebben er steeds hogere verwachtingen van. Een persoonlijk ontvangst zorgt immers mee voor een aangename werksfeer én draagt bij tot succesvolle afspraken. Hierbij maakt de populaire term ‘hospitality’ ook haar intrede. In de belevingseconomie van tegenwoordig draait het dan ook steeds meer om hoe we dingen ervaren en hoe die aangename beleving kan bijdragen tot een succesvolle overeenkomst.
Facilitymanagement denkt ook voortdurend mee in innovatie en digitalisering van de werkplek, ook voor receptie en ontvangst. Denk maar aan een virtuele receptioniste die u op een persoonlijke manier verwelkomt en verder helpt. Het moderne kantoor evolueert dus steeds meer van praktische werkomgeving naar een inspirerende ontmoetingsplek.
Catering
Facilitaire dienstverlening is verantwoordelijk voor tal van secundaire voorzieningen, mede voor de catering binnen een bedrijf. Van drankautomaten tot een coffee corner en full service bedrijfskantine. Binnen elk bedrijf vindt u wel een vorm van catering. Uiteraard in de eerste plaats om medewerkers een gezonde maaltijd aan te kunnen bieden, maar koffiepauzes en gezamenlijke lunches worden steeds meer ervaren als aangename zakendoen, vergaderen. Op deze manier draagt catering ook bij tot een betere beleving van de werkomgeving en dus ook tot een betere productiviteit.
Postbehandeling
Binnen elke organisatie vindt u elke dag bergen inkomende en uitgaande post. De behandeling van deze dagelijkse post vormt ook een van de belangrijke taken van de facilitaire diensten binnen een bedrijf. De postkamer, in sommige gevallen ook wel uitgevoerd door de receptie, is verantwoordelijk voor het ontvangen en verzenden van post.
Tegenwoordig kan u postbehandeling binnen organisaties opdelen in twee soorten: de manuele postbehandeling en de moderne digitale versie. Beide versies hebben hun eigen verwerkingsproces dat op zich ook afhankelijk is van het beleid van de organisatie (met oog op duurzaamheid, privacy, etc.). Duurzaamheid en het verbeteren van ons milieu zorgt ervoor dat steeds meer bedrijven kiezen voor papierloze postverzending. Documenten worden dan gescand en vervolgens onmiddellijk gearchiveerd en digitaal verspreid.
Gebouwbeheer en onderhoud
Ook gebouwbeheer maakt deel uit van het takenpakket van de facilitaire dienstverlening. Gebouwbeheer betekent toezicht houden op de staat, veiligheid en onderhoud van het bedrijfsgebouw. Dit omvat ook het onderhoud van installaties als verwarming, koeling, elektrische machines en ventilatiesystemen. Denkt u bijvoorbeeld aan de klusjesmannen die u soms in bedrijven ziet rondwandelen.
Daarnaast vervult facility management ook speciale taken zoals winterdiensten (het zorgen voor ijsvrije en sneeuwvrije toegang), de schoonmaak van het terrein bij specifieke omstandigheden en de schoonmaak bij verhuizingen.
Beveiliging en veiligheid
Elke werknemer heeft het recht zich veilig te voelen op het werk. Facilitaire dienstverlening speelt hier ook een belangrijke rol hier. Beveiliging omvat niet alleen terreinbewaking (rondes van bewakingsagent bij opening en sluiting), maar ook de aansluiting op een alarmcentrale en het onderhoud van blusvoorzieningen, EHBO-dozen, etc. De facilitaire diensten voorzien ook interventies op vlak van brandveiligheid en eerste hulp bij ongevallen.
Tot slot: efficiëntie en effectiviteit blijven belangrijke pijlers binnen het facilitymanagement. Synergie tussen bovenstaande facilitaire diensten kan deze twee cruciale aspecten naar een hoger niveau tillen. Een bewakingsagent kan bijvoorbeeld mee instaan voor het verwelkomen en verder helpen van bezoekers. Zo kunnen receptie en beveiliging elkaar ondersteunen en de productiviteit van de organisatie verbeteren.
Wenst u te investeren in een goede facilitaire dienstverlening, maar wil u toch wat meer informatie? Dat kan: download dan hier ons E-book met mogelijke valkuilen voor facilitymanagement en ontdek de belangrijkste aandachtspunten.
