5 voordelen van het uitbesteden van uw postverwerking

Zelfs in de huidige tijden van steeds sneller gaande digitalisering, blijft traditionele postverwerking nog steeds belangrijk in het bedrijfsleven. Denkt u bijvoorbeeld maar aan interne postbedeling, het verzenden van facturen, direct mailings, loonfiches, enzovoort. Zo’n taken behoren duidelijk niet tot de kernactiviteiten van een onderneming, maar zijn wel heel arbeidsintensief en tijdrovend. Uitbesteding van uw interne postverwerking aan een facility management partner kan dan een interessante oplossing zijn. We vertellen u graag waarom.

Kostenbesparend

Bedrijven zijn steeds op zoek naar manieren om werkprocessen te optimaliseren en kosten te besparen om hun budget op de meest efficiënte manier te kunnen inzetten. Daardoor worden ondersteunende activiteiten steeds vaker uitbesteed aan externe partners. Dat is ook het geval bij het verwerken van de inkomende en uitgaande bedrijfspost. Een interne postkamer moet immers over de nodige middelen en machines beschikken.

Denkt u bijvoorbeeld maar aan enveloppen, vouwmachines, couverteermachines en frankeermachines. Daarnaast moet u opgeleide werknemers voorzien die deze taken elke dag opnieuw kunnen uitvoeren. Voor sommige bedrijven vormt dit een waar huzarenwerk en een stevige jaarlijkse kost.

Een facility management partner kan een stuk van deze kost van u overnemen door opgeleid personeel te voorzien om uw post van A tot Z te verwerken. De facilitaire dienst staat eveneens in voor het onderhoud van de verschillende postverwerkingsmachines en voorziet in het nodige kantoormateriaal en het beheer van drukwerk zoals enveloppen en formulieren. U bespaart dus een hele duit en dat terwijl uw bedrijfspost nog elke dag tijdig en correct bij de juiste personen terechtkomt.

Meer focus op kernactiviteiten

Sorteren, bedelen, vouwen, frankeren, couverteren en verzenden. Uw bedrijfspost doorloopt een heus proces voor het bij de ontvanger aankomt. Bedenk even hoeveel tijd uw medewerkers nodig hebben om dit postverwerkingsproces elke dag uit te voeren. Het uitbesteden van deze taken kan dan een stuk efficiënter zijn. Vooral omdat er alternatieven zijn waarvoor u zelf niet op zoek moet gaan naar personeel met kennis van zaken of uw bestaande medewerkers zich kunnen focussen op taken die belangrijker zijn voor uw bedrijf.

Een facility management partner zorgt namelijk voor het nodige vakkundige personeel om uw post te behandelen, intern te verdelen en verzendklaar te maken. Op die manier kunnen uw medewerkers zich volledig toeleggen op de kernactiviteiten van uw organisatie en zo rechtstreeks bijdragen aan de groei van uw bedrijf.

Expertise

Wanneer u kiest voor het uitbesteden van uw postbedeling, kan u steeds genieten van de expertise van uw facility management partner. Het facility bedrijf leidt werknemers tot in de puntjes op en zoekt steeds naar de meest efficiënte manier om uw post te behandelen. Uitgebreide kennis van postverwerking, de nieuwste trends in postbedeling en enkele tips en tricks zorgen ervoor dat uw interne postverwerking sneller en effectiever zal verlopen zonder dat u zelf moet investeren in opleidingen en nieuwe ontwikkelingen.

Flexibiliteit en het stroomlijnen van postverwerking

De jarenlange ervaring en professionele kennis van uw facility management partner is een belangrijk voordeel bij het optimaliseren van uw postkamer en het stroomlijnen van uw postverwerking. Uitbesteding van uw interne postbedeling geeft u eveneens de kans om flexibeler te werken. Het kan dat uw bedrijf meerdere malen per dag post heeft die binnenkomt en buitengaat (bijvoorbeeld interne post verdeeld over verschillende filialen) of u heeft een wisselend volume in post.

Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij folders of brochures die gebonden zijn aan cyclische trends in de markt of seizoensgebonden zijn. Wanneer u kiest voor het outsourcen van de hele postbedeling is het makkelijker om hierop in te spelen. Uw facility management partner vangt deze piek-en dalmomenten voor u op en zorgt dat er steeds voldoende personeel aanwezig is om uw interne post tijdig en correct te behandelen.

Innovatie

In een tijd waarin technologie voortdurend verandert en duurzaamheid centraal staat, is innovatie een essentiële factor voor bedrijfsgroei. Binnen facility management is dat zeker niet anders. Uw facility management partner is steeds op zoek naar de meest efficiënte oplossing voor uw postverwerking en is op de hoogte van de nieuwste trends binnen de postsector. Enkele voorbeelden hiervan zijn het digitaliseren van de postkamer of het automatiseren van hun postverwerking. Denkt u bijvoorbeeld aan machines die automatisch uw omslagen vullen en frankeren of de couverteermachine die uw brieven vouwt. Daarnaast doet ook de digitaal aangetekende zending haar intrede.

Het uitbesteden van uw interne postbedeling biedt u dus heel wat voordelen. Wil u weten wat een facility management partner nog meer voor uw bedrijf kan betekenen? Neem dan snel contact op met Iris!