Facility management: van kostenpost naar onmisbare investering

Dame aan het onthaal tekent papieren
24 juli 2019

Wat is facility management?

Kort gezegd: facility management regelt het huishouden van een organisatie. Het doel van facilitair management is om alle ondersteunende activiteiten binnen een organisatie te verbeteren om zo de bedrijfsdoelstellingen op de meest efficiënte manier te realiseren. Het omvat onder andere huisvesting, inrichting van de kantoren, catering, servicedesks, mobiliteit en bereikbaarheid, schoonmaak, postbedeling en ICT. Vaak wordt daar tegenwoordig ook nog het groenbeheer om en rond gebouwen bijgerekend, net als het volledige onderhoud van industriële installaties.

De behoefte naar professionele facility management ontstond door de uitbreiding van bedrijven en organisaties. Sommige bedrijven fuseerden of kochten anderen op. De traditionele dienstenstructuur was plots niet meer voldoende en moest baan ruimen voor een betere coördinatie en kostenbeheersing van de ondersteunende diensten.

Meer dan een kostenpost, maar een ware investering

Dat facility management vaak gezien wordt als een grote kostenpost heeft te maken met het feit dat het gaat over uitgaven en activiteiten die niet tot de kernactiviteiten van een bedrijf behoren. Niettegenstaande dat ze er wel voor zorgen dat het bedrijf gestroomlijnd kan blijven werken. Daarnaast voegt professioneel facility management ook veel waarde en voordelen toe aan de evolutie van uw organisatie. Hoofdzakelijk omwille van volgende redenen:

Kostenbesparend

Door uw facilitaire taken en diensten te centraliseren, in plaats van ze te verspreiden over verschillende departementen, krijgt u een beter overzicht over de uitgaven en kan er beter op ingespeeld worden. U zorgt zo voor een vereenvoudiging van de administratieve en financiële stromen binnen uw bedrijf.

Daarnaast kan er een synergie ontstaan tussen verschillende partijen binnen uw facilitaire dienstverlening. Denk maar aan een nauwe samenwerking tussen bewaking en receptie, essentieel om een gedegen beveiligingsbeleid te hanteren. Deze synergie zorgt bovendien ook voor een optimalisatie van de werkuren, wat opnieuw kostenbesparend werkt.

verhuisdienst

Tevreden werknemers

Het klinkt misschien cliché, maar een tevreden werkkracht is een productieve werkkracht. De factor die daarbij een grote rol speelt, naast verloning en een uitdagende job, is een aangename werkomgeving met de nodige tools om de job goed te kunnen uitvoeren. Dit omvat enkele belangrijke aspecten: hygiëne en schone kantoren, veiligheid en bewaking, telecommunicatie en ICT, catering, etc. Een werknemer moet zich goed voelen in zijn werkomgeving. Wanneer dat het geval is, zal de werknemer bereid zijn zich optimaal in te zetten voor het bedrijf en zal het ziekteverzuim bijgevolg ook verminderen (wat opnieuw een positieve werking op de kosten heeft).

Dat blijkt ook uit een recent onderzoek in opdracht van Tempo-Team waar 800 mensen door middel van een steekproef bevraagd werden over de tevredenheid op de werkvloer. Wat blijkt: Belgische werknemers blijken over het algemeen best gelukkig te zijn en geven die tevredenheid gemiddeld een 7,3 op 10. Ze noemden investeringen in welzijn, gezonde voeding en sportfaciliteiten op het werk belangrijke pijlers voor hun tevredenheid. Daarnaast is de kans dat gelukkige medewerkers zich ziek melden door werkgerelateerde stress, dan ook twee keer zo klein als bij hun ongelukkige collega’s.

Deze belangrijke evolutie laat zich trouwens duidelijk merken in de huidige ‘war for talent’: een comfortabele, aangename en propere werkomgeving blijkt een belangrijke factor bij het kiezen van een werkgever.

Duurzaamheid

Het valt niet te ontkennen dat duurzaamheid (en het daarbij horende maatschappelijk verantwoord ondernemen) een steeds grotere plek in onze maatschappij inneemt. Dat is ook duidelijk te merken in het bedrijfsleven: organisaties en bedrijven voelen zich medeverantwoordelijk voor het verbeteren van onze algemene levenskwaliteit, milieu- en energiebeleid. Ook hier speelt een professioneel facility management een grote rol. Het gaat dan niet enkel om een zuinige en milieuvriendelijke huisvesting of intern milieubeleid, maar ook over het voorzien van groen rondom het kantoor, het gebruik van ecologische schoonmaak- en onderhoudsproducten of het efficiënter gebruik maken van energie bij het uitvoeren van administratieve taken.

Technologie

Misschien wel de meest onderschatte uitdaging voor het facilitair management: de eeuwig veranderlijke wereld van de technologie. Want ook facility management ondervindt de invloed van The Internet of Things en andere digitale evoluties. Documentenbeheer dat steeds vaker digitaal gebeurt, het automatisch monitoren van ruimte-gebruik om te bepalen waar schoonmaak nodig is (het zogenaamde Smart Cleaning) of het volautomatisch opvangen van receptie-diensten: het zijn allemaal elementen die in een facilitaire strategie voor de toekomst essentieel zullen zijn. Vandaar is het dan ook razend belangrijk om hier de juiste investeringen voor in kaart te brengen.

Facility management kan dus een uitstekende manier zijn om de kosten van uw organisatie te verminderen, de productiviteit te verhogen en op lange termijn te investeren in uw bedrijf. Tenminste als het op een professionele manier uitgevoerd wordt: intern of uitbesteed aan een externe facility management partner.