Même à l’ère numérique actuelle, le traitement traditionnel du courrier demeure important dans le monde des entreprises. Par exemple, la distribution interne du courrier, l’envoi de factures, les mailings directs, les fiches de paie, etc. De telles tâches ne font manifestement pas partie des activités principales d’une entreprise, mais elles exigent beaucoup de main-d’œuvre et de temps. L’externalisation du traitement de votre courrier interne à un partenaire de Facility Management peut alors s’avérer une solution intéressante. Nous vous expliquons volontiers pourquoi.

Réduction des coûts

Les entreprises sont toujours à la recherche de moyens d’optimiser les processus de travail et de réduire les coûts afin de pouvoir utiliser leur budget de la manière la plus efficace possible. En conséquence, les activités de maintenance sont de plus en plus externalisées à des partenaires extérieurs.

C’est également le cas lors du traitement du courrier entrant et sortant des entreprises. En effet, une salle de courrier interne doit disposer des ressources et des machines nécessaires. Prenons l’exemple des enveloppes et des machines pour traiter et affranchir le courrier. De plus, vous devez fournir des employés formés qui peuvent effectuer ces tâches tous les jours. Pour certaines entreprises, il s’agit d’un véritable défi et d’un coût annuel substantiel.

Un partenaire de Facility Management peut prendre en charge une partie de ce coût en mettant à votre disposition du personnel qualifié pour traiter votre courrier de A à Z. Le service facilitaire est également responsable de l’entretien des diverses machines de traitement du courrier et fournit l’équipement de bureau nécessaire ainsi que la gestion des imprimés tels que les enveloppes et les formulaires. Vous économisez ainsi beaucoup d’argent, alors que le courrier de votre entreprise parvient toujours aux bonnes personnes à temps et correctement tous les jours.

Se concentrer davantage sur les activités principales

Trier, plier, affranchir, mettre sous pli et expédier. Votre courrier d’entreprise passe par un véritable processus avant d’atteindre le destinataire. Pensez au temps dont vos employés ont besoin pour effectuer ce processus de traitement du courrier tous les jours.

L’externalisation de ces tâches peut alors être beaucoup plus efficace. D’autant plus qu’il existe des alternatives pour lesquelles vous n’avez pas besoin de chercher vous-même du personnel compétent ou que vos employés actuels peuvent se concentrer sur des tâches plus importantes pour votre entreprise. Un partenaire de Facility Management met à votre disposition le personnel qualifié nécessaire pour traiter votre courrier, le distribuer en interne et le préparer pour l’expédition. Ainsi, vos collaborateurs peuvent se concentrer pleinement sur les activités centrales de votre organisation et contribuer ainsi directement à la croissance de votre entreprise.

Expertise

Si vous choisissez d’externaliser la distribution de votre courrier, vous pouvez toujours bénéficier de l’expertise de votre partenaire en Facility Management. L’entreprise de Facility Management forme ses collaborateurs jusque dans les moindres détails et recherche en permanence la manière la plus efficace de traiter votre courrier. Une connaissance approfondie du traitement du courrier, les dernières tendances en matière de distribution du courrier et quelques trucs et astuces vous garantissent un traitement plus rapide et plus efficace de votre courrier interne sans que vous ayez à investir vous-même dans la formation et les nouveaux développements.

Flexibilité et rationalisation du traitement du courrier

Les nombreuses années d’expérience et les connaissances professionnelles de votre partenaire en Facility Management sont un avantage important pour optimiser votre service courrier et rationaliser le traitement de votre courrier. L’externalisation du traitement de votre courrier interne vous donne également la possibilité de travailler de manière plus flexible.

Il est possible que votre entreprise reçoive et expédie du courrier plusieurs fois par jour (par ex. courrier interne réparti sur plusieurs succursales) ou que vous ayez un volume de courrier variable. Cela peut être le cas, par exemple, des dépliants ou des brochures qui sont liés aux tendances cycliques du marché ou qui sont de nature saisonnière. Si vous choisissez d’externaliser l’ensemble du service postal, il est plus facile d’y répondre. Votre partenaire en Facility Management s’occupera de ces moments de pointe et de creux et veillera à ce qu’il y ait toujours suffisamment de personnel disponible pour traiter votre courrier interne de manière correcte et rapide.

Innovation

A une époque où la technologie est en constante évolution et où la durabilité est au cœur des préoccupations, l’innovation est un facteur essentiel de la croissance des entreprises. Ce n’est certainement pas différent au sein du Facility Management. Votre partenaire Facility Management est toujours à la recherche de la solution la plus efficace pour le traitement de votre courrier et est au courant des dernières tendances dans le secteur postal.

La numérisation du service courrier ou l’automatisation du traitement du courrier en sont quelques exemples. Pensez par exemple aux machines qui remplissent et affranchissent automatiquement vos enveloppes ou à la machine qui plie vos lettres. En outre, le courrier recommandé numérique est également proposé.

L’externalisation de la distribution de votre courrier interne vous offre donc de nombreux avantages. Vous aimeriez savoir ce qu’un partenaire en Facility Management peut faire d’autre pour votre entreprise ? Contactez Iris maintenant!